Een gemeentehuis plannen in Microsoft Teams (2024)

Of u nu een bedrijfsbrede productdemo organiseert of een live-evenement behandelt, de functies van de informele bijeenkomst zijn optimaal voor het produceren van grootschalige evenementen.

In dit artikel

Een informele bijeenkomst maken

Externe presentatoren toevoegen

Een stadhuis dupliceren

Deelnemers uitnodigen voor een informele bijeenkomst

Uitnodigingen voor e-mail van de informele bijeenkomst

Een informele bijeenkomst publiceren

Een informele bijeenkomst maken

Een informele bijeenkomst plannen:

1. Open uw Teams-agenda.

2. Selecteer de pijl naast Nieuwe vergadering +.

3. Selecteer Informele bijeenkomst in de vervolgkeuzelijst.

   

4. Voer in Details basisgegevens in, wijs presentatoren aan en meer:

   1. Voer de titel van de gebeurtenis, de begin- en einddatum en de beschrijving in.

      Opmerking:De maximale duur van een informele bijeenkomst is 30 uur.

   2. De organisator is standaard de persoon die het informele bijeenkomst heeft gemaakt.

   3. Zoek en selecteer in de groep Gebeurtenissen > Mede-organisatoren of Presentatoren andere personen die de informele bijeenkomst gaan beheren.

      Co-organisatoren hebben de meeste mogelijkheden voor organisatoren, maar kunnen details (datum, tijd, enzovoort) niet wijzigen. Presentatoren kunnen tijdens het evenement spreken en inhoud delen.

   4. Selecteer Opslaan en uitnodigingen verzenden

      

      om wijzigingen toe te passen en co-organisatoren en presentatoren uit te nodigen voor de gebeurtenis.

      

5. In Deelnemers:

   

   1. Kies of uw evenement beschikbaar is voor uw organisatie (leden en gasten van uw organisatie) of openbaar (iedereen die is uitgenodigd of met een koppeling naar het evenement).

   2. Zoek en selecteer in Deelnemers uitnodigen de personen naar wie u uitnodigingen voor gebeurtenissen wilt verzenden.

   3. Schakel de wisselknop Alleen uitgenodigde personen toestaan om deel tenemen in om de aanwezigheid van gebeurtenissen te beperken tot alleen personen die rechtstreeks zijn uitgenodigd.

6. Selecteer Opslaan om wijzigingen toe te passen en door te gaan met het aanpassen van uw gebeurtenis.

7. Selecteer Vergaderopties om meer instellingen te bewerken.

   Opmerking:Sommige vergaderopties zijn mogelijk vergrendeld, afhankelijk van het beleid dat is ingesteld door uw IT-beheerder.

8. Selecteer Publiceren om uw informele bijeenkomst te plannen en deelnemers uit te nodigen.

Een stadhuis dupliceren

Dupliceer een bestaand stadhuis om alle details en instellingen toe te passen op een nieuw stadhuis.U kunt eerdere en toekomstige gemeentehuizen in uw Teams-agenda dupliceren.

Wanneer u een bestaand stadhuis dupliceerd, heeft het nieuwe stadhuis hetzelfde:

• Titel

• Beschrijving

• Presentatoren, medeorganisatoren en deelnemers

• Gebeurtenisthema

• Registratie-instellingen

• Aangepaste e-mailberichten

• Vergaderopties

Een stadhuis dupliceren:

1. Klik in uw Teams-agenda met de rechtermuisknop op het vorige of toekomstige stadhuis dat u wilt dupliceren.

2. Selecteer Gebeurtenis dupliceren .

3. Stel de datum en tijd van de nieuwe gebeurtenis in en bewerk de details van de gebeurtenis die u wilt wijzigen.

4. Selecteer Opslaan.

U kunt een gemeentehuis ook dupliceren door erop te dubbelklikken in uw Teams-agenda en Gebeurtenis dupliceren te selecteren op de detailpagina.

Opmerking:Als u een gebeurtenis dupliceert die de afgelopen 60 dagen niet is gewijzigd of waaraan niet is toegevoegd, worden de vergaderopties niet overgedragen. De dubbele gebeurtenis heeft standaard vergaderopties.

Deelnemers uitnodigen voor een informele bijeenkomst

Nadat u deelnemers hebt uitgenodigd, zien ze de uitnodiging van de informele bijeenkomst in hun agenda. Als u de wisselknop Alleen uitgenodigde personen toestaan om deel te nemen hebt ingeschakeld, moet u de gebeurtenis publiceren zodat deelnemers kunnen deelnemen.

Deelnemers uitnodigen voor een webinar:

1. Ga naar uw Teams-agenda.

2. Open een bestaande informele bijeenkomst of maak een nieuwe.

3. Ga naar Details > Deelnemers.

4. Kies of de gebeurtenis alleen toegankelijk is voor Uw organisatie of Openbaar.

   Opmerking:Als u Uw organisatie selecteert, kunnen leden van uw organisatie deelnemen via de koppeling delen, zelfs als ze niet zijn uitgenodigd. Schakel de wisselknop Alleen uitgenodigde personen toestaan deel te nemen in om de aanwezigheid te beperken tot alleen uitgenodigde deelnemers.

5. Zoeken selecteer inDeelnemers uitnodigende personen die u wilt uitnodigen.

6. Selecteer Opslaan.

Wanneer uw gebeurtenis wordt gepubliceerd, ontvangen deelnemers automatisch uitnodigingen per e-mail. Genodigden zonder Microsoft-account kunnen anoniem deelnemen aan uw vergadering.

Uitnodigingen voor e-mail van de informele bijeenkomst

Wanneer u een informele bijeenkomst publiceert, ontvangen deelnemers automatisch e-mail uitnodigingen. De uitnodigingen bevatten belangrijke details, zoals de naam van de gebeurtenis, de datum en tijd en de beschrijving. Ze weerspiegelen ook de aangepaste thema's van uw gebeurtenis.

Als u details wilt toevoegen, bewerkt u de uitnodigingen voordat u uw informele bijeenkomst publiceert. E-mail uitnodigingen voor de informele bijeenkomst bewerken:

1. Ga naar uw Teams-agenda.

2. Open een bestaande informele bijeenkomst of maak een nieuwe.

3. Selecteer Communicatie.

4. In de rij Uitnodiging voor een informele bijeenkomst, selecteer Voorbeeld van e-mail.

   

5. Selecteer E-mail bewerken.

   

6. Vul de details in de opgegeven sjabloon in.

7. Selecteer Voorbeeld van e-mail om te zien hoe de e-mail wordt weergegeven voor genodigden.

   Opmerking:Het e-mailbericht kan er voor sommige geadresseerden anders uitzien, afhankelijk van hun e-mailservice en apparaat.

8. Selecteer E-mail bewerken om door te gaan met bewerken, Annuleren om bewerkingen te verwijderen of Opslaan om uw wijzigingen toe te passen.

Nadat u de informele bijeenkomst hebt gepubliceerd, stuurt Teams deze e-mailuitnodiging automatisch naar deelnemers.

Een informele bijeenkomst publiceren

Nadat u de details en e-mailsjabloon voor uitnodigingen van uw informele bijeenkomst hebt voltooid, publiceert u de informele bijeenkomst om deelnemers automatisch uit te nodigen.

Een informele bijeenkomst publiceren:

1. Ga naar uw Teams-agenda.

2. Open een bestaande informele bijeenkomst of maak een nieuwe.

3. Belangrijke details voltooien en thema's aanpassen.

4. Selecteer Opslaan om eventuele wijzigingen toe te passen.

5. Selecteer Publiceren en bevestigen.

   

Nadat uw informele bijeenkomst is gepubliceerd, ontvangen deelnemers automatisch de uitnodiging per e-mail en updates over eventuele wijzigingen in het evenement.

Probleemoplossing

1. Wat moet ik doen als ik problemen ondervind bij het deelnemen aan een vergadering?

Zorg ervoor dat u deelneemt aan de vergadering die is aangemeld vanuit het account waarmee u de uitnodiging voor de vergadering of koppeling voor deelname hebt ontvangen.

2. Ik ben uitgenodigd als externe presentator, maar mijn koppeling werkt niet.

Uw unieke koppeling om deel te nemen als presentator werkt alleen als u bent aangemeld bij Teams met hetzelfde e-mailbericht waarmee u de koppeling voor deelname hebt ontvangen. U kunt zich niet aanmelden met een ander account en de koppeling gebruiken en u kunt niet anoniem deelnemen met behulp van de koppeling.

Volgende stappen

Een informele bijeenkomst aanpassen

Een informele bijeenkomst hosten in Microsoft Teams